مسؤولیتها و ضوابط ارتقا
ذخیره مقاله با فرمت پی دی اف
مسؤولیتها و ضوابط ارتقا
دراندیشه اسلامی بی گمان ملاک بالا آمدن در سطوح مختلف نظام اداری و مراتب مدیریت علم و کاردانی است در هر تشکیلاتی صاحبان ایمان و علم باید درراس امور قراربگیرند و این خواست خداونداست که (اَلَّذِینَ آمَنُوا) و (اَلَّذِینَ اُوتُوا اَلْعِلْمَ) را بالا ببرد و
جامعه نیز باید چنین کند و سلسله مراتب مدیریت بر این اساس استوار گردد. مفاد آیه (یَرْفَعِ الله اَلَّذِینَ آمَنُوا مِنْکُمْ وَ اَلَّذِینَ اُوتُوا اَلْعِلْمَ دَرَجٰاتٍ
آنست که صاحبان ایمان و علم نیز باید خود را در جامعه مطرح کنند وزمینه بالا آمدن و در راس امور قرار گرفتن خویش را فراهم آورند تا خواست خدا جامه عمل به خود بپوشد.
مدیر اسلامی در هرنوع سازمان و تشکیلات باید توانایی لازم و بینش علمی و هنر هماهنگ کردن و تنظیم روابط درون سازمان را داشته و آگاهیها و شناخت لازم را در این زمینه به دست آورده باشد. مدیر در یک سازمان به منزله مغز در بدن انسان است و او نمیتواند مسؤولیت خاصی را در سازمان برعهده داشته باشد بلکه مسؤولیت او هماهنگ کردن عوامل و عناصر مسؤولیت دار و سازمان میباشد.
ایجاد توازن و تعادل در سازمان، کاری بس دقیقتر و خطیرتر از هر مسؤولیت دیگری در سازمان است و این همان کاری است که مغز توسط سلسله اعصاب و کانالهای ارتباطی در بدن انجام میدهد.
مدیر نمیتواند خود را در درون چارچوب تشریفات اداری و یا درون اطاقهای دربسته و درمیان دیوارهای انسانی انحصارطلب محبوس و یا خود را غرق در پروندههای روزمره بسازد، این امر او را به بیگانگی نسبت به سازمانش خواهد کشانید.
دشواریهایی که در ارتباطات و هماهنگیها بوجود میآید معمولاً موجب آن میشود که مردم به کانالهای ارتباطی خارجی از سازمان پناه ببرند و از مقامات بالاتر از پشت سر مدیران در نیل به مقاصدشان استفاده نمایند و فیلترهایی را بوجود آورند که خود بی نظمی و بی قانونی را در سازمان موجب میگردد و رابطه، جای ضابطه را میگیرد.
مدیران اگر در تسهیل کانالهای ارتباطی به دلیل تعهدی که نسبت به مسؤولیتهای خود دارند از بینش و معلومات تخصصی و تجربه بهره بگیرند، این نیاز کاذب را میتوانند با درایت از میان بردارند.
عمدهترین شناخت تخصصی در نظام اداری علم برنامهریزی است ضرورت برنامهریزی در دید اسلامی اختصاص به نظام اداری و رهبری ندارد، اصولاً از وظایف هر مسلمان است که درزمینه انجام کلیه مسؤولیتهایش باید به برنامهریزی بپردازد و این وظیفه حتی در مسائل عبادی نیز صادق است. زیرا هر عبادتی احتیاج به یک سلسله مقدمات و پیشبینیهای لازم دارد که بدون آن، گاه امکان انجام عبادت وجودندارد. قبل از برنامهریزی باید دقیقاً هدف و خطمشی و شرح عملیات و روش اجرایی عملیات مورد مطالعه قرارگرفته و مشخص گردد و زمان بندی لازم در هر مرحله انجام بگیرد وبدین ترتیب تعادل لازم بین هدفها وعملیات از یکسو و هماهنگی بین عملیات و زمانبندی از سوی دیگر تحققپذیر خواهد شد.
حدود اعمال و تصمیمات اجرایی را برای نیل به هدف یا هدفهای تعیین شده «خطمشی» گویند و تعیین خطمشی در حقیقت نوعی قانونگذاری است و همین خطمشی است که مشروعیت عملیات را در سازمان تامین میکند و فقدان خطمشی معین هر نوع حرکت را در سازمان فاقد مشروعیت میسازد. خط مشیها معمولاً در چارچوب قوانین کشور به صورت اساسنامه و آیین نامههای اجرایی مشخص میشود و در نظام اداری اسلامی ناگزیر منطبق با موازین اسلامی است و مدیران نمیتوانند خارج از موازین و ضوابط اسلامی خطمشی تعیین و یا تعییننشده را به اجرا درآورند.
در هر عملیاتی که درجهت اهداف سازمان توسط مدیران هدایت میشود پیشبینی برای آغاز عملیات، ضرورتی اجتناب ناپذیر است و دراین پیش بینی باید کمیّت و کیفیت نیروهای اجرایی در سازمان برآورد شود و کلیه امکانات بالقوه و بالفعل و وسایل و ملزومات موردنیاز شناسایی گردد و میزان بودجه تنظیم شود تا درطول برنامه کمبودی حاصل نگردد و هزینههای احتمالی وحوادث استثنایی عملیات را متوقف نسازد. مدیر باید کلیه احتمالات آینده را پیشبینی و به تناسب آن امکانات لازم را فراهم سازد.
بدیهی است این عمل احتیاج به کارشناسی و بهرهگیری از اطلاعات و علوم و تجربه کافی دارد. معمولاً در تهیه شرح عملیات از طبقه بندی عملیات و انتخاب واحداندازهگیری و محاسبه هزینهها استفاده میکنند و هزینه عملیات را با وقت زیاد طبق روشهای علمی برآورد نموده ومنابع تحصیل درآمد را مشخص میکنند.
سازماندهی، نوعی تقسیم کار و طبقهبندی وظایف در یک تشکیلات و سازمان میباشد در سازماندهی تعیین وظایف نظام اداری از اهمیت فوقالعادهای برخوردار است، زیرا مهمترین مسؤولیتها که برنامهریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری، کنترل و نظارت است، بر عهده مدیر قرارداد. در تعیین سایر مسؤولیتها و تقسیم آن باید استعدادها و نیروهای بالقوه و بالفعل اعضاء سازمان شناخته شود و حداقل و حداکثر توان کاری از نظر کمی وکیفی مشخص گردد وبه تناسب این برآورد براساس مقیاس کلی ایمان وعلم مسؤولیتها تقسیم گردد وشرایط احراز هر مسؤولیتی معین شود.
هماهنگی که لازمه مدیریت صحیح میباشد عبارتست از ایجاد ارتباط مناسب و منطقی میان اعضاء و وظایف آنها و عملیات مختلف که برای ایجاد وحدت عمل در جهت تحقق اهداف پیشبینی شده درسازمان ضرورت دارد. این نوع هماهنگی در سه بعد انجام میگیرد: بین مدیر و اعضاء سازمان، بین مدیر و مدیران جزء سازمان و بین مدیران و اعضاء دیگر سازمان.
از سوی دیگر برای حصول اطمینان نسبت به مطابقت نتایج عملیات با هدفهای پیشبینی شده دربرنامه لازماست مدیران مراقبت دقیق و نظارت مستقیم یا غیرمستقیمی را بر سازمان اعمال نمایند و به گونهای سازمان را تحت کنترل درآورند تا انجام هر عمل مطابق با برنامه ودر جهت هدف معین باشد. از این رو است که تهیه طرح جامع جهت نظارت و کنترل مراحل مختلف برنامههای عملیاتی هرسازمان از ضروریات نظام اداری آن سازمان و حتی جامعه میباشد و اصولاً مساله نظارت وکنترل باید از ابتدا دربرنامه پیشبینی و بودجه آن نیز منظور شده باشد.
درنظارت وکنترل باید براساس روشهای علمی تجربه شده معیارها و پارامترهای مشخصی را برای هرمرحله از عملیات درنظر گرفت و از کارشناسان در این زمینه سودبرد. شناخت انحراف و عوامل آن در سازمان باید بر اساس تجربیات بعدی در تعیین معیارهای جدید قرار بگیرد. درنظارت وکنترل وجود یک دستگاه اطلاعاتی مورد اطمینان و دلسوز و صادق، ضرورتی اجتناب ناپذیر است، چنانکه علی (علیهالسّلام) در عهدنامه مالکاشتر به آن اشاره نموده است.
ثم تفقد اعمالهم، و ابعث العیون من اهل الصّدق و الوفاء علیهم، فان تعاهدک فی السرّ لامورهم، حدوة لهم علی استعمال الامانة، و الرّفق بالرّعیه
بهای بیشتر دادن به ارتباطات، زائدههای مضری را درسازمان بوجود میآورد که ازآن به بوروکراسی دست و پاگیر و احیاناً کاغذبازی تعبیر میکنند واین یکی ازمشکلات نظام اداری است که هر مدیر لایقی باید از آن بپرهیزد و با عوامل بوجودآورنده آن مبارزه کند. یکی از عوامل عمده بوروکراسی زائد، انحراف از ضوابط لیاقت اعضاء و کارکنان سازمان به هنگام گزینش آنهاست و همچنین این پدیده زیانبخش ممکن است از سوء نظام اداری و یاکافی نبودن نظارت و کنترل بوجود آمده باشد. بوروکراسی زائد و زیانبخش تنها در صورت بیش ازاندازه موردنیاز بودن کارکنان و نیروهای سازمان بوجود نمیآید، بلکه ممکن است این پدیده معلول عدم تناسب نیروهای با عملیات و برنامه باشد وگاه بوروکراسی از سیستم شدید تمرکز وگاه از تقسیم کار بی رویه ناشی میگردد. تنها راه حذف بوروکراسی زائد، بالابردن سطح آگاهی نیروها و تقویت تعهد وتقوا و رشد استعدادها و توان کاری اعضاء و اعمال دقت در نظارت و کنترل میباشد.
